Adatkezelési irányelvek

Egy OpenBioMaps-projektnek dokumentált adatkezelési irányelvekkel kell rendelkeznie, amelyek ismertetik az adatok gyűjtésének, kezelésének, felülvizsgálatának, hozzáférésének, megosztásának és megőrzésének módját, valamint későbbi archiválásukat vagy törlésüket. Az irányelvek segítenek az adatközlőknek, a projektadminisztrátoroknak, az adatok felhasználóinak és a külső partnereknek megérteni, mire számíthatnak a projekttől, és milyen felelősségeik vannak.

Ez az oldal keretrendszert biztosít a projektspecifikus adatkezelési irányelvek elkészítéséhez. Önmagában nem tekinthető teljes szabályzatnak, és nem minősül jogi tanácsadásnak. A megfelelő szabályok a projekt céljától, az érintett szervezetektől, a kezelt adatok kategóriáitól, a szerver üzemeltetőjétől és az alkalmazandó jogszabályoktól függenek.

Az OpenBioMaps-projekt műszaki hozzáférési beállításainak a közzétett irányelveket kell megvalósítaniuk, de nem helyettesítik azokat. Ugyanakkor az irányelvek nem ígérhetnek olyan korlátozásokat, megőrzési időket, biztonsági mentéseket vagy szolgáltatásokat, amelyek ténylegesen nincsenek megvalósítva és rendszeresen ellenőrizve.

A műszaki jogosultságok konfigurálásáról lásd: Adathozzáférés.

Kapcsolat más dokumentumokkal

A projekt adatkezelési irányelveit több kapcsolódó dokumentum is kiegészítheti. Ezek hatókörét egyértelműen meg kell különböztetni.

Adatkezelési irányelvek

A projektadatok irányítását és életciklusát ismertetik, beleértve az adatgyűjtést, a minőség-ellenőrzést, a hozzáférést, az újrafelhasználást, a megőrzést és a felelősségeket.

Adatvédelmi tájékoztató

Ismerteti a személyes adatok kezelését, azonosítja az érintett adatkezelőt vagy adatkezelőket, és tájékoztatja az érintetteket a jogaikról.

Felhasználási feltételek

Meghatározzák a szerver, a projekt, az alkalmazás vagy a kapcsolódó szolgáltatások használatának szerződéses szabályait.

Sütitájékoztató

Ismerteti a webalkalmazás által használt sütiket vagy hasonló, böngészőoldali technológiákat.

Licenc vagy adatfelhasználási megállapodás

Meghatározza, mit tehetnek a címzettek az adatokkal, és milyen feltételek vonatkoznak az adatokhoz való hozzáférésre vagy azok újrafelhasználására.

Adatközlői megállapodás

Meghatározza, milyen adatokat jogosult beküldeni az adatközlő, és milyen engedélyeket ad a projektnek.

Egy dokumentum e témák közül többet is lefedhet, de minden szabálynak egyértelmű hatókörrel kell rendelkeznie. A szerver egészére vonatkozó feltételek nem határozzák meg automatikusan a szerveren tárolt minden projekt irányítási szabályzatát.

A nyilvános OpenBioMaps-szolgáltatás példákat biztosít a felhasználási feltételekre, az adatvédelmi tájékoztatóra és a sütitájékoztatóra. Ezek a dokumentumok egy adott szolgáltatás példái, és nem másolhatók át másik szerverre vagy projektbe a szervezetek, az adatkezelési műveletek, a joghatóság, a dátumok és a kapcsolattartási adatok ellenőrzése nélkül.

A projekt adatkezelési irányelveinek elkészítése

Az adatkezelési irányelveket a rendszeres adatgyűjtés megkezdése előtt kell elkészíteni. Felül kell vizsgálni őket, amikor megváltozik a projekt célja, az adatbázis szerkezete, a hozzáférési modell, a részt vevő szervezetek köre, a külső integrációk vagy a jogi követelmények.

Az irányelveket olyan nyelven kell megfogalmazni, amelyet a célközönség megért. Ha egy projekt több nyelven működik, az irányelveknek meg kell határozniuk, melyik változat a mérvadó, és hogyan tartják karban a fordításokat.

Az irányelveknek legalább a következő kérdésekre kell választ adniuk:

• Mi a projekt célja?

• Milyen adatokat gyűjt?

• Ki üzemelteti a projektet, és kihez lehet fordulni?

• Ki jogosult adatok beküldésére, megtekintésére, módosítására, validálására, exportálására vagy közzétételére?

• Hogyan értékelik és dokumentálják az adatminőséget?

• Mely rekordok vagy mezők érzékenyek?

• Milyen feltételekkel használhatók fel újra az adatok?

• Hogyan kell hivatkozni a projektre és adatközlőire?

• Mennyi ideig őrzik meg az adatokat, csatolmányokat, naplókat és biztonsági mentéseket?

• Hogyan jelenthetők a hibák, a jogokkal kapcsolatos aggályok, a biztonsági incidensek vagy a törlési kérelmek?

• Hogyan és mikor módosíthatók az irányelvek?

Hatókör és cél

Az irányelveknek a projekt azonosításával és céljának meghatározásával kell kezdődniük. Ez segít eldönteni, mely adatok relevánsak, és megakadályozza, hogy az egyik célból gyűjtött adatokat észrevétlenül egy azzal összeegyeztethetetlen célra használják fel.

A hatókörnek a következőket kell tartalmaznia:

• a projekt nyilvános nevét és adatbázis-azonosítóját;

• a tudományos, természetvédelmi, oktatási vagy működési célt;

• a földrajzi, taxonómiai és időbeli hatókört;

• az érintett adattáblákat és főbb adatkategóriákat;

• az érintett webes, mobil-, API- és külsőkliens-felületeket;

• minden kapcsolódó adatbázist vagy szolgáltatást;

• a tervezett felhasználókat és kedvezményezetteket; valamint

• a projekt hatókörén kifejezetten kívül eső tevékenységeket.

Ha a projekt kísérleti, teszt- és éles környezettel rendelkezik, az irányelveknek tisztázniuk kell, mely környezetek tartalmaznak valós adatokat, és mely szabályok vonatkoznak az egyes környezetekre.

Fogalommeghatározások

Az irányelvekben használt kifejezéseket következetesen kell meghatározni. A projekttől függően a hasznos fogalommeghatározások közé tartozhatnak a következők:

Projekt

Az OpenBioMaps-adatbázis, annak konfigurált felületei és a kapcsolódó adatkezelési munkafolyamat.

Szerverüzemeltető

Az OpenBioMaps-szerver és az alapjául szolgáló infrastruktúra üzemeltetéséért felelős szervezet.

Projektüzemeltető

Egy adott projekt irányításáért felelős személy vagy szervezet.

Adatközlő

A projektbe adatokat beküldő személy vagy szervezet.

Adattulajdonos vagy jogtulajdonos

A beküldött adatok meghatározott jogait birtokló személy vagy szervezet. A pontos jelentést meg kell határozni, nem pedig feltételezni.

Adatgazda

A projekt irányelveinek megfelelő adat- és metaadat-karbantartásért felelős személy.

Validáló vagy kurátor

A beküldött adatok felülvizsgálatára, annotálására, elfogadására, javítására vagy elutasítására jogosult személy.

Adatfelhasználó

A projektadatokat megtekintő, lekérdező, letöltő vagy más módon feldolgozó személy vagy alkalmazás.

Rekord

Egy megfigyelést, eseményt, taxont, helyszínt, mintát vagy más projektentitást ábrázoló sor vagy egymással logikailag összekapcsolt sorok halmaza.

Csatolmány

Egy rekordhoz kapcsolódó fájl, például fénykép, hangfelvétel, dokumentum vagy adatfájl.

Metaadat

A projektet, annak tábláit és oszlopait, egy adatkészletet, egy feltöltést vagy egy rekordot leíró információ.

Személyes adat

Az alkalmazandó jog által meghatározott, azonosított vagy azonosítható személyre vonatkozó információ.

Érzékeny biodiverzitási adat

Olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatala veszélyt jelenthet egy fajra, élőhelyre, védett területre, földtulajdonosra, adatközlőre, kutatási tevékenységre vagy természetvédelmi intézkedésre.

A fogalommeghatározások nem sugallhatják azt, hogy egy projekt pusztán az adatok tárolásával megszerezte azok tulajdonjogát. A szerzői jog, az adatbázisjogok, a titoktartási kötelezettségek, a munkaszerződések és más jogok eltérően alkalmazhatók a különböző joghatóságokban.

Irányítás és felelősségek

Egy projektben több szervezet és adminisztrációs szint is részt vehet. A felelősségeket kifejezetten ki kell osztani, nem pedig a műszaki jogosultságokból kikövetkeztetni.

Az irányelveknek azonosítaniuk kell a következő feladatokért való felelősséget:

• a szerver üzemeltetése és biztonságossá tétele;

• a projekt irányítása;

• az adatbázis szerkezetének és metaadatainak meghatározása;

• az adatközlők és a csoporttagság jóváhagyása;

• a feltöltési űrlapok létrehozása és karbantartása;

• az adathozzáférési szabályok felülvizsgálata;

• a rekordok validálása és javítása;

• az érintettek és jogtulajdonosok kérelmeinek megválaszolása;

• az exportálási vagy adathozzáférési kérelmek felülvizsgálata;

• a licencek és forrásmegjelölési információk karbantartása;

• a biztonsági mentés, a visszaállítás és a katasztrófa utáni helyreállítás;

• az incidenskezelés;

• az adatok megőrzése vagy törlése;

• a külső integrációk karbantartása; valamint

• az irányelvek módosításainak felülvizsgálata és közzététele.

Az adminisztrációs hozzáférésnek a legkisebb jogosultság elvét kell követnie. A felhasználókezelőknek például nem szükséges automatikusan jogosultságot kapniuk SQL végrehajtására, háttérfolyamatok szerkesztésére vagy minden csatolmány exportálására.

A hozzárendelhető adminisztrációs funkciók áttekintését lásd: Adminisztrációs beállítások.

Adatgyűjtés

Az irányelveknek ismertetniük kell, milyen adatokat, kik és milyen felületeken keresztül küldhetnek be. Az OpenBioMaps-projektek webes űrlapokon, fájlfeltöltéseken, mobilalkalmazásokon, az API-n, közvetlen adatbázis-kapcsolatokon vagy automatikus importálásokon keresztül fogadhatnak adatokat.

Minden adatgyűjtési munkafolyamat esetében dokumentálni kell:

• az adatgyűjtés célját;

• az adatok várt forrását;

• a kötelező és opcionális mezőket;

• az engedélyezett fájl- és csatolmánytípusokat;

• az alkalmazandó validálási szabályokat;

• a szükséges forrásmegjelölést és származási információkat;

• az adatok beküldésének jogi vagy szervezeti felhatalmazását;

• engedélyezett-e a névtelen vagy hitelesítés nélküli adatbeküldés;

• az új rekordok kezdeti hozzáférési besorolását; valamint

• mi történik, ha egy beküldés hiányos vagy elutasításra kerül.

Az adatközlők csak olyan adatokat küldhetnek be, amelyek átadására jogosultak. Ez magában foglalja a fényképekhez, hangfelvételekhez, jelentésekhez, más adatbázisból másolt adatokhoz és azonosítható személyekre vonatkozó információkhoz kapcsolódó jogok és titoktartási kötelezettségek ellenőrzését.

A feltöltési űrlapokat a Feltöltési űrlapok kezelése ismerteti.

Metaadatok és származás

Az adatokhoz elegendő metaadatot kell mellékelni ahhoz, hogy jelentésük, forrásuk, minőségük és engedélyezett felhasználásuk érthető legyen.

A projektszintű metaadatoknak általában a következőket kell tartalmazniuk:

• a projekt címét és leírását;

• a felelős szervezeteket és kapcsolattartókat;

• a földrajzi, időbeli és taxonómiai lefedettséget;

• az adatgyűjtési módszereket;

• a minőség-ellenőrzési folyamatokat;

• a hozzáférési és újrafelhasználási feltételeket;

• a licenceket;

• az előnyben részesített hivatkozásokat; valamint

• a frissítés gyakoriságát.

A tábla- és oszlopszintű metaadatoknak ismertetniük kell az adatok jelentését, mértékegységeit, megengedett értékeit, koordináta-referenciarendszereit, taxonómiai konvencióit, a hiányzó értékek ábrázolását és az adatokon végzett átalakításokat.

A rekord- vagy feltöltésszintű származási információk a következőket tartalmazhatják:

• az adatközlőt vagy a forrásszervezetet;

• az adatgyűjtőt vagy a megfigyelőt;

• az eredeti rekordazonosítót;

• a beküldés és a megfigyelés dátumát;

• a használt feltöltési űrlapot vagy importálási folyamatot;

• a forrás-adatkészletet és annak verzióját;

• az importálás során végzett átalakításokat;

• a validálási állapotot; valamint

• a származtatott vagy felváltott rekordokra mutató hivatkozásokat.

Az adatbázistáblákhoz és -oszlopokhoz megadott leírások a projekt metaadatainak részét képezik. Lásd: Adatbázistáblák és -oszlopok.

Adatminőség és validálás

Az irányelveknek ismertetniük kell, hogy egy rekord tárolása nem feltétlenül igazolja annak helyességét. Meg kell határozniuk az elérhető validálási állapotokat, valamint azt, hogy ki rendelheti hozzá vagy módosíthatja ezeket.

A minőség-ellenőrzések a következőket foglalhatják magukban:

• a kötelező mezők és adattípusok validálása;

• ellenőrzött listák és tartományellenőrzések;

• a taxonnevek validálása;

• a dátumok és koordináták konzisztenciájának ellenőrzése;

• a duplikátumok észlelése;

• a koordináta-referenciarendszerek ellenőrzése;

• a csatolmányok vagy alátámasztó bizonyítékok felülvizsgálata;

• szakértői határozás;

• automatikus térbeli vagy időbeli ellenőrzések;

• összehasonlítás külső referenciaadatokkal; valamint

• az adatközlők vagy felülvizsgálók megjegyzései.

A javítások során meg kell őrizni a releváns származási információkat. Ahol ez megvalósítható, a projektnek meg kell különböztetnie az eredetileg beküldött értéket a későbbi normalizálástól, értelmezéstől vagy javítástól.

A közzétett adatokhoz megfelelő minősítéseket kell mellékelni. Egy figyelmeztetés vagy validálási jelző hiánya nem mutatható be a pontosság, a teljesség, egy adott célra való alkalmasság vagy a jelenlegi taxonómiai értelmezés garanciájaként.

Hozzáférés és közzététel

Az irányelveknek meg kell határozniuk, mely adatok nyilvánosak, melyekhez férnek hozzá kizárólag hitelesített felhasználók vagy meghatározott csoportok, melyek érhetők el csak jóváhagyás után, illetve melyekhez férnek hozzá kizárólag a projektadminisztrátorok.

Az OpenBioMaps a következőket kombinálhatja:

• projektszintű hozzáférési beállítások;

• sorszintű hozzáférési szabályok;

• oszlopszintű korlátozások;

• csoporttagság;

• adminisztratív szerepkörök; valamint

• exportengedélyezési munkafolyamatok.

A tényleges műszaki konfigurációt minden releváns felhasználói csoportot képviselő fiókkal, valamint – ha a nyilvános hozzáférés engedélyezett – hitelesítés nélkül is tesztelni kell.

Az elérhető szabályozási lehetőségekről lásd: Adathozzáférés.

Az irányelveknek meg kell különböztetniük a következőket:

• annak megismerése, hogy egy rekord létezik;

• egy rekord megtekintése a térképen;

• attribútumainak megtekintése;

• pontos geometriájának megtekintése;

• lekérdezése és szűrése;

• letöltése;

• csatolmányainak megtekintése vagy letöltése;

• módosítása vagy törlése;

• lekérése az API-n keresztül;

• hozzáférés SQL vagy külső alkalmazás használatával; valamint

• hozzáférés jóváhagyott adatigénylésen keresztül.

Ezek a műveletek különböző mennyiségű információt tehetnek hozzáférhetővé, ezért nem szükséges azonos jogosultságokkal rendelkezniük.

Érzékeny biodiverzitási adatok

A pontos helyszínek, az adatgyűjtési módszerek, a megfigyelők személyazonossága vagy más attribútumok kockázatot jelenthetnek a veszélyeztetett fajokra, élőhelyekre, földtulajdonosokra, adatközlőkre és természetvédelmi tevékenységekre. A projektnek meg kell határoznia e kockázatok értékelésének módját és az alkalmazott védelmi intézkedéseket.

A lehetséges védelmi intézkedések a következők:

• kiválasztott mezők visszatartása;

• teljes rekordok hozzáférésének meghatározott csoportokra korlátozása;

• a pontos geometria elrejtése a nyilvános felhasználók elől;

• általánosított koordináták közzététele;

• a közzététel késleltetése;

• egyedi jóváhagyás előírása az exportokhoz;

• a nyilvános és korlátozott csatolmányok elkülönítése; valamint

• a korlátozás okának és felülvizsgálati dátumának rögzítése.

A korlátozásoknak arányosnak és dokumentáltnak kell lenniük, továbbá rendszeresen felül kell vizsgálni őket. Egy rekord nem maradhat korlátlan ideig korlátozott pusztán azért, mert állapotát soha nem értékelték újra.

Bizonyos projektkonfigurációkban a szabálytábla támogatja az érzékenységgel kapcsolatos olyan értékeket, mint a sensitive, restricted, no-geom és only-owner. Pontos működésüket ellenőrizni kell, mielőtt a projekt ezekre hagyatkozna.

Személyes adatok és adatvédelem

A biodiverzitási adatok akkor is tartalmazhatnak személyes adatokat, ha a projekt elsődleges célja nem személyekre vonatkozó információk gyűjtése. Ilyenek lehetnek például:

• az adatközlők, megfigyelők, adatgyűjtők, validálók és fényképészek neve;

• e-mail-címek és felhasználói profiladatok;

• egy személy otthonához vagy mozgásához kapcsolódó pontos helyszínek;

• mobilalkalmazások útvonalnaplói;

• fényképek, hangfelvételek és szabad szöveges megjegyzések;

• IP-címek és alkalmazásnaplók;

• a rekordok tulajdonosi és szerkesztési előzményei; valamint

• a felhasználókhoz kapcsolódó megjegyzések vagy értékelések.

Az alkalmazandó adatvédelmi tájékoztatónak azonosítania kell a releváns adatkezelőt vagy adatkezelőket, az adatkezelés céljait, jogalapjait, az adatkategóriákat, a címzetteket, a megőrzési időket, a nemzetközi adattovábbításokat, a biztonsági intézkedéseket, a kapcsolattartási adatokat és az érintettek jogait, az alkalmazandó jog követelményeinek megfelelően.

A projekt adatkezelési irányelveinek hivatkozniuk kell az alkalmazandó adatvédelmi tájékoztatóra, nem pedig megkísérelniük annak helyettesítését. A jogalapokra és a törvényes jogokra vonatkozó állításokat az adott joghatóságban megfelelő képesítéssel rendelkező személynek kell felülvizsgálnia.

Különös gondosság szükséges, ha az adatok gyermekekre, kiszolgáltatott személyekre, magánlakásokra, munkavállalók megfigyelésére, folyamatos helymeghatározásra vagy a személyes adatok különleges kategóriáira vonatkoznak.

Jogok, licencek és engedélyezett újrafelhasználás

Az irányelveknek meg kell határozniuk, milyen jogokkal kell rendelkezniük az adatközlőknek a beküldött adatok felett, és milyen engedélyeket adnak a projektnek. Meg kell határozniuk azt a licencet vagy más feltételeket is, amelyek alapján a címzettek újra felhasználhatják az adatokat.

Eltérő jogok vonatkozhatnak a következőkre:

• egyedi megfigyelések;

• összeállított adatbázisok;

• fényképek és hangfelvételek;

• jelentések és más csatolmányok;

• taxonómiai vagy földrajzi referenciaadatok;

• térképcsempék és alaptérképek;

• metaadatok;

• szoftverek és űrlapdefiníciók; valamint

• külső forrásból importált tartalom.

Egy projekt nem nevezheti nyíltnak az adatokat, ha a címzettek nem rendelkeznek egyértelmű engedéllyel azok újrafelhasználására. A nyilvános láthatóság önmagában nem jelent licencet.

Ha több licenc alkalmazandó, az exportoknak elegendő információt kell megőrizniük ahhoz, hogy minden rekord vagy csatolmány esetében megállapítható legyen az alkalmazandó licenc és forrásmegjelölés. Egymással összeegyeztethetetlen forráslicenceket engedély nélkül nem szabad új licenc alatt egyesíteni.

Hivatkozás és forrásmegjelölés

Az irányelveknek meg kell adniuk a projektre vonatkozó előnyben részesített hivatkozást, és ismertetniük kell, hogyan kell feltüntetni az adatközlőket, a forrásszervezeteket, az adatkészleteket és az OpenBioMaps rendszert.

Egy hivatkozásnak általában a következőket kell azonosítania:

• az adatok közzétevőjét vagy a felelős szervezetet;

• a projekt vagy az adatkészlet címét;

• az OpenBioMaps-szervert vagy repository-t;

• a verziót, a közzététel vagy a lekérdezés dátumát;

• a hozzáférés dátumát;

• az állandó azonosítót, ha rendelkezésre áll; valamint

• az alkalmazandó licencet.

Ha egy adatkészlet vagy mentett lekérdezés DOI-val vagy más állandó azonosítóval rendelkezik, ezt kell előnyben részesíteni az esetleg megváltozó URL-lel szemben.

A rekordszintű forrásmegjelölést meg kell őrizni, ha ezt az alkalmazandó licenc vagy adatközlői megállapodás megköveteli. A felhasználókat nem szabad szükségtelenül személyes kapcsolattartási adatok közzétételére utasítani.

Adatigénylések és exportok

Egyes projektek megkövetelik, hogy a felhasználók engedélyt kérjenek a korlátozott adatok letöltése előtt. Az irányelveknek ismertetniük kell:

• ki nyújthat be kérelmet;

• milyen információkat kell megadnia a kérelmezőnek;

• milyen szempontok alapján hoznak döntést;

• ki hozza meg a döntést;

• a válaszadás várható idejét;

• az engedélyezett és tiltott felhasználási módokat;

• a szükséges biztonsági intézkedéseket;

• engedélyezett-e az adatok további megosztása;

• a lejárati és törlési követelményeket;

• a jelentési és hivatkozási követelményeket; valamint

• a fellebbezés, módosítás vagy megújítás folyamatát.

A döntéseknek következetesnek és dokumentáltnak kell lenniük. Az exportált fájlok csak a jóváhagyott rekordokat és mezőket tartalmazhatják, letöltési hivatkozásaikat pedig védeni kell, és megfelelő idő elteltével le kell járniuk.

Megosztás és külső integrációk

Az adatok letöltéseken, API-kon, közvetlen SQL-kapcsolatokon, QGIS, R, mobilkliensek, háttérfolyamatok, összekapcsolási szolgáltatások vagy külső repository-kban történő közzététel révén elhagyhatják az OpenBioMaps webes felületét.

Az irányelveknek azonosítaniuk kell a rendszeres adatcímzetteket és integrációkat, az átadott adatokat, a célt, az alkalmazandó hozzáférés-szabályozást, a frissítés gyakoriságát, a licenceket, valamint a törlési vagy javítási folyamatot.

Az automatikus közzététel nem tehet hozzáférhetővé olyan mezőket, amelyek ugyanazon felhasználó elől rejtve lennének a webes felületen. Az integrációk által használt hitelesítési adatokhoz csak a szükséges jogosultságokat kell hozzárendelni, és azokat rendszeresen cserélni vagy visszavonni kell, ha már nincs rájuk szükség.

Megőrzés, törlés és archiválás

Az irányelveknek megőrzési időket vagy felülvizsgálati szempontokat kell meghatározniuk minden fő információkategóriához, beleértve a következőket:

• aktív projektrekordok;

• elutasított és visszavont beküldések;

• rekordelőzmények;

• taxonómiai és validálási annotációk;

• felhasználói fiókok és profilok;

• meghívók és csoporttagság;

• megszakított feltöltések és ideiglenes fájlok;

• csatolmányok és létrehozott bélyegképek;

• megjegyzések, értékelések és üzenetek;

• adathozzáférési kérelmek és döntések;

• létrehozott exportok és letöltési hivatkozások;

• alkalmazás- és szervernaplók;

• háttérfolyamat-naplók;

• API-tokenek és munkamenetek;

• biztonsági mentések; valamint

• archivált projektverziók.

Az aktív adatbázisból történő törlés nem feltétlenül távolítja el az információt a biztonsági mentésekből, külső exportokból, naplókból, gyorsítótárakból vagy a felhasználók által korábban megszerzett másolatokból. Az irányelveknek pontosan ismertetniük kell ezeket a korlátokat.

Ha a hosszú távú tudományos reprodukálhatóság megőrzést követel meg, a törlést esetleg korlátozással, álnevesítéssel, visszavonással vagy sírkőrekord közzétételével kell helyettesíteni. Az ilyen döntéseket dokumentált jogi és tudományos értékelés alapján kell meghozni.

Biztonsági mentések és visszaállítás

Az adatkezelési irányelveknek meg kell különböztetniük a biztonsági mentéseket az archívumoktól.

A biztonsági mentés elsődleges célja a rendszer visszaállítása véletlen adatvesztés, sérülés vagy műszaki hiba után. Az archívumot az adatok hosszú távú megőrzése és folyamatos értelmezhetősége érdekében tartják fenn. A biztonsági mentés nem helyettesíti a dokumentált archívumot, és egy biztonsági mentési feladat sikeres végrehajtása nem bizonyítja, hogy a visszaállítás működni fog.

Az irányelveknek meg kell határozniuk:

• mely adatbázis-objektumokról és fájlokról készül biztonsági mentés;

• szerepelnek-e benne a csatolmányok;

• a biztonsági mentés gyakoriságát;

• a megőrzési időt;

• a tárolás helyét és földrajzi joghatóságát;

• a titkosítást és a hozzáférés-szabályozást;

• a biztonsági mentések sikerességének felügyeletéért való felelősséget;

• a visszaállítási prioritásokat és várható időtartamokat;

• a visszaállítási tesztek gyakoriságát; valamint

• mi történik a törölt vagy korlátozott adatokkal a megőrzött biztonsági mentésekben.

Az elérhető felhasználásifeltétel-példa szerint bizonyos OpenBioMaps-szolgáltatások SQL-projekttábláiról naponta készül biztonsági mentés, amelyeket két hétig őriznek meg, a csatolmányok azonban nem szerepelnek a mentésben. Ezt az adott szerver ellenőrzése nélkül nem szabad általános OpenBioMaps-garanciaként bemutatni.

Biztonság és incidenskezelés

Az irányelveknek össze kell foglalniuk az adatok védelmére alkalmazott szervezeti és műszaki intézkedéseket anélkül, hogy olyan információkat tennének közzé, amelyek önmagukban gyengítenék a biztonságot.

A releváns szabályozási intézkedések a következők lehetnek:

• titkosított hálózati kapcsolatok;

• biztonságos hitelesítés és munkamenet-kezelés;

• a legkisebb jogosultság elvét követő csoport- és adminisztratív hozzáférés;

• védett adatbázis- és API-hitelesítési adatok;

• szerver- és függőségfrissítések;

• naplózás és felügyelet;

• a biztonsági mentések védelme;

• a végrehajtható háttérfolyamatokra vonatkozó korlátozások;

• fájltípus- és csatolmánykezelési szabályok;

• rendszeres hozzáférés-felülvizsgálatok; valamint

• sérülékenység- és incidenskezelés.

Egy dokumentált incidenseljárásnak meg kell határoznia, hogyan jelentik és kezelik a feltételezett jogosulatlan hozzáférést, véletlen közzétételt, adatvesztést, rosszindulatú feltöltéseket, kompromittált hitelesítési adatokat vagy hibás hozzáférési szabályokat.

Az irányelvek módosítása

Az irányelveknek tartalmazniuk kell a verziószámot, a közzététel és a hatálybalépés dátumát, a felelős szerkesztőt és a változási előzményeket. A lényeges módosításokat szükség esetén hatálybalépésük előtt közölni kell.

A projektnek meg kell határoznia:

• ki hagyhatja jóvá az irányelvek módosítását;

• hogyan értesítik az érintett felhasználókat;

• szükséges-e az ismételt elfogadás;

• hogyan rögzítik az elfogadást;

• hogyan maradnak hozzáférhetők a korábbi verziók; valamint

• mi történik, ha egy adatközlő vagy felhasználó elutasítja az új feltételeket.

A műszaki hozzáférési beállítások, licencek, megőrzési idők, célok vagy felelős szervezetek megváltozása esetén felül kell vizsgálni az irányelveket.

A projektszabályzat javasolt szerkezete

Egy projektspecifikus szabályzat a következő szerkezetet használhatja:

1. Dokumentuminformációk — cím, verzió, tulajdonos, jóváhagyás dátuma, hatálybalépés dátuma és felülvizsgálat dátuma.

2. A projekt azonosítása és célja — projektnév, szerver, hatókör és tervezett felhasználás.

3. Kapcsolattartók és felelősségek — szerverüzemeltető, projektüzemeltető, adatgazda és a kérelmek kapcsolattartói.

4. Fogalommeghatározások — projektspecifikus terminológia.

5. Gyűjtött adatok — rekordok, metaadatok, csatolmányok, származás és személyes adatok.

6. Beküldési szabályok — jogosult adatközlők, elfogadott források és az adatközlők felelősségei.

7. Minőségkezelés — validálás, javítás, előzmények és minősítések.

8. Hozzáférési besorolás — nyilvános, hitelesített, csoportkorlátozásos, érzékeny és embargó alatt álló adatok.

9. Jogok és licencek — az adatközlők által adott engedélyek és a címzettek általi újrafelhasználás.

10. Hivatkozás és forrásmegjelölés — előnyben részesített hivatkozások és állandó azonosítók.

11. Kérelmek és külső megosztás — exportok, integrációk és jóváhagyási munkafolyamatok.

12. Megőrzés és archiválás — aktív megőrzés, törlés, biztonsági mentések és projektlezárás.

13. Adatvédelem és biztonság — hivatkozások az adatvédelmi tájékoztatóra és az incidenskezelési folyamatra.

14. Panaszok és kérelmek — kapcsolattartók és válaszadási eljárás.

15. Az irányelvek módosítása — jóváhagyás, értesítés, elfogadás és verzióelőzmények.

Megvalósítási ellenőrzőlista

A projekt adatkezelési irányelveinek közzététele előtt a projektüzemeltetőnek ellenőriznie kell, hogy:

• a projekt célja és hatóköre pontos;

• a felelős szervezetek és kapcsolattartók adatai naprakészek;

• a műszaki szerepkörök megfelelnek a meghatározott felelősségeknek;

• a feltöltési űrlapok csak a kívánt adatokat gyűjtik;

• a szükséges metaadatokat és származási információkat rögzítik;

• a validálási állapotok és minőségi nyilatkozatok érthetők;

• tesztelték a nyilvános, hitelesített és csoportos hozzáférést;

• a térkép-, lekérdezés-, API-, export-, csatolmány- és SQL-hozzáférés következetesen működik;

• az érzékeny rekordok és mezők megkapják a kívánt védelmet;

• a licencek és a forrásmegjelölés szerepelnek az exportokban;

• a személyes adatok kezelése megfelel az adatvédelmi tájékoztatónak;

• a megőrzési és törlési állítások megfelelnek a rendszer tényleges működésének;

• a biztonsági mentések tartalmazzák a megígért adatbázis-objektumokat és fájlokat;

• elvégeztek egy visszaállítási tesztet;

• dokumentálták a külső integrációkat;

• figyelemmel kísérik az incidensekhez és kérelmekhez megadott kapcsolattartási csatornákat;

• az irányelvek hatályos verziója elérhető a felhasználók számára; valamint

• meghatározták a következő felülvizsgálat dátumát.

Az irányelveket valós munkafolyamatokon kell tesztelni, nem elegendő kizárólag szövegként felülvizsgálni őket. Az adminisztrátoroknak különösen reprezentatív fiókok használatával kell tesztelniük a feltöltési, lekérdezési, térképi, letöltési, API-, csatolmány-, javítási és törlési műveleteket.

Nyitott kérdések

Több területet is tisztázni kell az OpenBioMaps alkalmazás- és irányítási modelljében, mielőtt ez az oldal teljesnek tekinthető:

• a szerverüzemeltetők és a projektüzemeltetők közötti pontos kapcsolat;

• a projekt- és adatkezelési szerepkörök mérvadó meghatározásai;

• a teljes hozzáférés-feloldási algoritmus;

• a licencek és szabályzatverziók tárolása és megjelenítése;

• az audit- és előzményinformációk hatóköre és megőrzése;

• a biodiverzitási rekordokban szereplő személyes adatok kezelése;

• az egyes felületek pontos törlési működése;

• a biztonsági mentések tartalma és a visszaállítási garanciák;

• a javítások és törlések továbbítása külső rendszerekbe; valamint

• egy projekt lezárásának vagy átadásának támogatott életciklusa.