Politica privind datele

Un proiect OpenBioMaps trebuie să aibă o politică documentată privind datele, care să descrie modul în care datele sunt colectate, gestionate, revizuite, accesate, partajate, păstrate și, în cele din urmă, arhivate sau șterse. Politica îi ajută pe contribuitori, administratorii de proiect, utilizatorii datelor și partenerii externi să înțeleagă la ce se pot aștepta din partea proiectului și ce responsabilități au.

Această pagină oferă un cadru pentru pregătirea unei politici privind datele, specifice unui proiect. Ea nu reprezintă în sine o politică completă și nu constituie consultanță juridică. Regulile adecvate depind de scopul proiectului, organizațiile implicate, categoriile de date prelucrate, operatorul serverului și legislația aplicabilă.

Setările tehnice de acces ale unui proiect OpenBioMaps trebuie să pună în aplicare politica publicată, dar nu o înlocuiesc. În mod similar, o politică nu trebuie să promită restricții, perioade de păstrare, copii de siguranță sau servicii care nu sunt implementate efectiv și verificate periodic.

Pentru informații despre configurarea permisiunilor tehnice, consultați Accesul la date.

Relația cu alte documente

O politică privind datele proiectului poate fi însoțită de mai multe documente conexe. Domeniul de aplicare al acestora trebuie delimitat clar.

Politica privind datele

Descrie guvernanța și ciclul de viață al datelor proiectului, inclusiv colectarea, controlul calității, accesul, reutilizarea, păstrarea și responsabilitățile.

Nota de informare privind confidențialitatea

Explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, identifică operatorul sau operatorii relevanți și informează persoanele vizate cu privire la drepturile lor.

Termenii și condițiile

Definesc regulile contractuale pentru utilizarea serverului, proiectului, aplicației sau serviciilor conexe.

Nota de informare privind modulele cookie

Descrie modulele cookie sau tehnologiile similare utilizate de aplicația web în browser.

Licența sau acordul de utilizare a datelor

Definește ce pot face destinatarii cu datele și condițiile asociate accesului sau reutilizării.

Acordul contribuitorului

Definește ce este autorizat să trimită un contribuitor și ce permisiuni acordă acesta proiectului.

Un singur document poate acoperi mai multe dintre aceste subiecte, dar domeniul de aplicare al fiecărei reguli trebuie să fie clar. Termenii valabili la nivelul întregului server nu definesc automat politica de guvernanță a fiecărui proiect găzduit pe serverul respectiv.

Serviciul public OpenBioMaps oferă exemple de termeni și condiții, o notă de informare privind confidențialitatea și o notă de informare privind modulele cookie. Aceste documente sunt exemple pentru un anumit serviciu și nu trebuie copiate pentru alt server sau proiect fără verificarea organizațiilor, operațiunilor de prelucrare, jurisdicției, datelor și informațiilor de contact.

Pregătirea unei politici privind datele proiectului

O politică privind datele trebuie pregătită înainte de începerea colectării obișnuite a datelor. Aceasta trebuie revizuită ori de câte ori se modifică scopul proiectului, structura bazei de date, modelul de acces, organizațiile participante, integrările externe sau cerințele juridice.

Politica trebuie redactată într-un limbaj pe care utilizatorii cărora li se adresează îl pot înțelege. Dacă un proiect funcționează în mai multe limbi, politica trebuie să precizeze care versiune este autoritară și cum sunt întreținute traducerile.

Politica trebuie să răspundă cel puțin la următoarele întrebări:

• Care este scopul proiectului?

• Ce date colectează?

• Cine operează proiectul și cine poate fi contactat?

• Cine este autorizat să trimită, să vizualizeze, să modifice, să valideze, să exporte sau să publice date?

• Cum este evaluată și documentată calitatea datelor?

• Ce înregistrări sau câmpuri sunt sensibile?

• În ce condiții pot fi reutilizate datele?

• Cum trebuie citați proiectul și contribuitorii săi?

• Cât timp sunt păstrate datele, fișierele atașate, jurnalele și copiile de siguranță?

• Cum pot fi raportate erorile, problemele legate de drepturi, incidentele de securitate sau solicitările de eliminare?

• Cum și când poate fi modificată politica?

Domeniu de aplicare și scop

Politica trebuie să înceapă prin identificarea proiectului și definirea scopului său. Acest lucru ajută la stabilirea datelor relevante și împiedică utilizarea fără informare a datelor colectate într-un anumit scop pentru un scop incompatibil.

Domeniul de aplicare trebuie să includă:

• denumirea publică și identificatorul bazei de date a proiectului;

• scopul științific, de conservare, educațional sau operațional;

• domeniul geografic, taxonomic și temporal;

• tabelele de date și principalele categorii de date acoperite;

• interfețele web, mobile, API și pentru clienți externi acoperite;

• orice baze de date sau servicii conexe;

• utilizatorii și beneficiarii vizați; și

• activitățile care se află în mod explicit în afara domeniului de aplicare al proiectului.

Dacă proiectul are medii experimentale, de testare și de producție, politica trebuie să clarifice care medii conțin date reale și ce reguli se aplică fiecăruia.

Definiții

Termenii utilizați în politică trebuie definiți în mod consecvent. În funcție de proiect, pot fi utile următoarele definiții:

Proiect

Baza de date OpenBioMaps, interfețele sale configurate și fluxul de gestionare a datelor asociat.

Operatorul serverului

Organizația responsabilă cu operarea serverului OpenBioMaps și a infrastructurii sale de bază.

Operatorul proiectului

Persoana sau organizația responsabilă cu guvernanța unui anumit proiect.

Contribuitor

O persoană sau organizație care trimite date proiectului.

Proprietarul datelor sau titularul drepturilor

Persoana sau organizația care deține anumite drepturi asupra datelor trimise. Semnificația exactă trebuie definită, nu presupusă.

Responsabilul cu administrarea datelor

O persoană responsabilă cu întreținerea datelor și metadatelor în conformitate cu politica proiectului.

Validator sau custode

O persoană autorizată să revizuiască, să adnoteze, să accepte, să corecteze sau să respingă datele trimise.

Utilizatorul datelor

O persoană sau aplicație care vizualizează, interoghează, descarcă sau prelucrează în alt mod datele proiectului.

Înregistrare

Un rând sau un set de rânduri conectate logic care reprezintă o observație, un eveniment, un taxon, o locație, un eșantion sau o altă entitate a proiectului.

Fișier atașat

Un fișier asociat unei înregistrări, precum o fotografie, o înregistrare audio, un document sau un fișier de date.

Metadate

Informații care descriu proiectul, tabelele și coloanele sale, un set de date, o încărcare sau o înregistrare individuală.

Date cu caracter personal

Informații referitoare la o persoană identificată sau identificabilă, conform definiției din legislația aplicabilă operațiunii de prelucrare relevante.

Date sensibile privind biodiversitatea

Date a căror divulgare ar putea crea un risc pentru o specie, un habitat, o zonă protejată, un proprietar de teren, un contribuitor, o activitate de cercetare sau o acțiune de conservare.

Definițiile nu trebuie să sugereze că un proiect a dobândit dreptul de proprietate asupra datelor doar pentru că le stochează. Drepturile de autor, drepturile asupra bazelor de date, obligațiile de confidențialitate, contractele de muncă și alte drepturi se pot aplica diferit în jurisdicții diferite.

Guvernanță și responsabilități

Un proiect poate implica mai multe organizații și niveluri administrative. Responsabilitățile trebuie atribuite explicit, nu deduse din permisiunile tehnice.

Politica trebuie să identifice responsabilitatea pentru:

• operarea și securizarea serverului;

• guvernanța proiectului;

• definirea structurii bazei de date și a metadatelor;

• aprobarea contribuitorilor și a apartenenței la grupuri;

• crearea și întreținerea formularelor de încărcare;

• revizuirea regulilor de acces la date;

• validarea și corectarea înregistrărilor;

• răspunsul la solicitările persoanelor vizate și ale titularilor de drepturi;

• examinarea solicitărilor de export sau acces la date;

• întreținerea licențelor și a informațiilor de atribuire;

• copiile de siguranță, restaurarea și recuperarea în caz de dezastru;

• răspunsul la incidente;

• păstrarea sau ștergerea datelor;

• întreținerea integrărilor externe; și

• revizuirea și publicarea modificărilor politicii.

Accesul administrativ trebuie să respecte principiul privilegiului minim. De exemplu, responsabilii cu gestionarea utilizatorilor nu trebuie să primească automat permisiunea de a executa SQL, de a edita activități în fundal sau de a exporta toate fișierele atașate.

Pentru o prezentare generală a funcțiilor administrative care pot fi atribuite, consultați Setări administrative.

Colectarea datelor

Politica trebuie să descrie ce date pot fi trimise, de către cine și prin ce interfețe. Proiectele OpenBioMaps pot accepta date prin formulare web, încărcări de fișiere, aplicații mobile, API, conexiuni directe la baza de date sau importuri automatizate.

Pentru fiecare flux de colectare, documentați:

• scopul colectării;

• sursa de date preconizată;

• câmpurile obligatorii și opționale;

• tipurile de fișiere și fișiere atașate permise;

• regulile de validare aplicabile;

• atribuirea și proveniența necesare;

• autoritatea juridică sau organizațională necesară pentru trimiterea datelor;

• dacă este permisă trimiterea anonimă sau fără autentificare;

• clasificarea inițială de acces a înregistrărilor noi; și

• ce se întâmplă atunci când o trimitere este incompletă sau respinsă.

Contribuitorii trebuie să trimită numai date pe care sunt autorizați să le furnizeze. Aceasta include verificarea drepturilor și obligațiilor de confidențialitate asociate fotografiilor, înregistrărilor audio, rapoartelor, datelor copiate din altă bază de date și informațiilor despre persoane identificabile.

Formularele de încărcare sunt descrise în Gestionarea formularelor de încărcare.

Metadate și proveniență

Datele trebuie să fie însoțite de suficiente metadate pentru ca semnificația, sursa, calitatea și utilizarea permisă a acestora să fie inteligibile.

Metadatele la nivel de proiect trebuie să includă în mod normal:

• titlul și descrierea proiectului;

• organizațiile și persoanele de contact responsabile;

• acoperirea geografică, temporală și taxonomică;

• metodele de colectare a datelor;

• procesele de control al calității;

• condițiile de acces și reutilizare;

• licențele;

• citările preferate; și

• frecvența actualizărilor.

Metadatele la nivel de tabel și coloană trebuie să explice semnificația, unitățile, valorile permise, sistemele de referință ale coordonatelor, convențiile taxonomice, reprezentarea valorilor lipsă și orice transformări aplicate datelor.

Proveniența la nivel de înregistrare sau încărcare poate include:

• contribuitorul sau organizația-sursă;

• colectorul sau observatorul;

• identificatorul înregistrării originale;

• datele trimiterii și observării;

• formularul de încărcare sau procesul de import utilizat;

• setul de date sursă și versiunea acestuia;

• transformările efectuate în timpul importului;

• starea validării; și

• legături către înregistrările derivate sau înlocuite.

Descrierile introduse pentru tabelele și coloanele bazei de date fac parte din metadatele proiectului. Consultați Tabelele și coloanele bazei de date.

Calitatea și validarea datelor

Politica trebuie să explice că stocarea unei înregistrări nu confirmă în mod necesar corectitudinea acesteia. Trebuie să definească stările de validare disponibile și cine le poate atribui sau modifica.

Controalele de calitate pot include:

• validarea câmpurilor obligatorii și a tipurilor de date;

• liste controlate și verificarea intervalelor;

• validarea numelor taxonomice;

• verificarea consecvenței datelor și coordonatelor;

• detectarea duplicatelor;

• verificarea sistemelor de referință ale coordonatelor;

• revizuirea fișierelor atașate sau a dovezilor justificative;

• identificarea de către experți;

• verificări spațiale sau temporale automatizate;

• compararea cu date de referință externe; și

• comentarii ale contribuitorilor sau evaluatorilor.

Corecțiile trebuie să păstreze proveniența relevantă. Acolo unde este posibil, proiectul trebuie să diferențieze valoarea trimisă inițial de o normalizare, interpretare sau corecție ulterioară.

Datele publicate trebuie să fie însoțite de precizările corespunzătoare. Absența unui avertisment sau indicator de validare nu trebuie prezentată ca o garanție a exactității, integralității, adecvării pentru un anumit scop sau a interpretării taxonomice actuale.

Acces și divulgare

Politica trebuie să precizeze ce date sunt publice, restricționate la utilizatorii autentificați, restricționate la grupuri, disponibile numai după aprobare sau accesibile numai administratorilor de proiect.

OpenBioMaps poate combina:

• setări de acces la nivel de proiect;

• reguli de acces la nivel de rând;

• restricții la nivel de coloană;

• apartenența la grupuri;

• roluri administrative; și

• fluxuri de autorizare a exporturilor.

Configurația tehnică efectivă trebuie testată utilizând conturi reprezentative pentru fiecare grup relevant de utilizatori și, acolo unde este activat accesul public, fără autentificare.

Pentru detalii privind controalele disponibile, consultați Accesul la date.

Politica trebuie să diferențieze următoarele acțiuni:

• aflarea existenței unei înregistrări;

• vizualizarea unei înregistrări pe hartă;

• vizualizarea atributelor sale;

• vizualizarea geometriei sale exacte;

• interogarea și filtrarea acesteia;

• descărcarea acesteia;

• vizualizarea sau descărcarea fișierelor atașate;

• modificarea sau ștergerea acesteia;

• obținerea acesteia prin API;

• accesarea acesteia prin SQL sau o aplicație externă; și

• primirea acesteia printr-o solicitare de date aprobată.

Aceste acțiuni pot expune cantități diferite de informații și nu trebuie să aibă în mod obligatoriu aceleași permisiuni.

Date sensibile privind biodiversitatea

Locațiile exacte, metodele de colectare, identitățile observatorilor sau alte atribute pot crea riscuri pentru speciile amenințate, habitate, proprietarii de terenuri, contribuitori și activitățile de conservare. Un proiect trebuie să definească modul în care sunt evaluate astfel de riscuri și ce măsuri de protecție sunt aplicate.

Măsurile de protecție posibile includ:

• ascunderea câmpurilor selectate;

• restricționarea înregistrărilor complete la anumite grupuri;

• ascunderea geometriei exacte față de utilizatorii publici;

• publicarea coordonatelor generalizate;

• amânarea publicării;

• solicitarea aprobării individuale pentru exporturi;

• separarea fișierelor atașate publice de cele restricționate; și

• înregistrarea unui motiv și a unei date de revizuire pentru restricție.

Restricțiile trebuie să fie proporționale, documentate și revizuite. O înregistrare nu trebuie să rămână restricționată pe termen nelimitat doar pentru că starea sa nu a fost reevaluată niciodată.

Tabelul de reguli acceptă în anumite configurații de proiect valori asociate sensibilității, precum sensitive, restricted, no-geom și only-owner. Comportamentul exact al acestora trebuie verificat înainte de a vă baza pe ele.

Date cu caracter personal și confidențialitate

Datele privind biodiversitatea pot conține date cu caracter personal chiar dacă proiectul nu este destinat în principal colectării informațiilor despre persoane. Exemplele pot include:

• numele contribuitorilor, observatorilor, colectorilor, validatorilor și fotografilor;

• adrese de e-mail și informații din profilurile utilizatorilor;

• locații precise asociate locuinței sau deplasărilor unei persoane;

• jurnalele traseelor din aplicația mobilă;

• fotografii, înregistrări audio și note în text liber;

• adrese IP și jurnale ale aplicației;

• proprietatea asupra înregistrărilor și istoricul modificărilor; și

• comentarii sau evaluări asociate utilizatorilor.

Nota de informare privind confidențialitatea aplicabilă trebuie să identifice operatorul sau operatorii relevanți, scopurile prelucrării, temeiurile juridice, categoriile de date, destinatarii, perioadele de păstrare, transferurile internaționale, măsurile de securitate, informațiile de contact și drepturile persoanelor vizate, conform cerințelor legislației aplicabile.

Politica privind datele proiectului trebuie să facă trimitere la nota de informare privind confidențialitatea aplicabilă, fără a încerca să o înlocuiască. Declarațiile privind temeiurile juridice și drepturile legale trebuie revizuite de o persoană calificată pentru jurisdicția relevantă.

Este necesară o atenție deosebită atunci când datele se referă la copii, persoane vulnerabile, locuințe private, monitorizarea angajaților, urmărirea continuă a locației sau categorii speciale de date cu caracter personal.

Drepturi, licențe și reutilizarea permisă

Politica trebuie să precizeze ce drepturi trebuie să dețină contribuitorii asupra datelor trimise și ce permisiuni acordă proiectului. De asemenea, trebuie să precizeze licența sau celelalte condiții în care destinatarii pot reutiliza datele.

Se pot aplica drepturi diferite pentru:

• observații individuale;

• baze de date compilate;

• fotografii și înregistrări audio;

• rapoarte și alte fișiere atașate;

• date taxonomice sau geografice de referință;

• dale și hărți de bază;

• metadate;

• software și definiții ale formularelor; și

• conținut importat dintr-o sursă externă.

Un proiect nu trebuie să descrie datele ca fiind deschise decât dacă destinatarii au permisiunea clară de a le reutiliza. Vizibilitatea publică nu reprezintă în sine o licență.

Atunci când se aplică mai multe licențe, exporturile trebuie să păstreze suficiente informații pentru a stabili licența și atribuirea aplicabile fiecărei înregistrări sau fiecărui fișier atașat. Licențele surselor incompatibile nu trebuie combinate sub o licență nouă fără permisiune.

Citare și atribuire

Politica trebuie să ofere o citare preferată pentru proiect și să explice cum trebuie menționați contribuitorii, organizațiile-sursă, seturile de date și OpenBioMaps.

În mod normal, o citare trebuie să identifice:

• editorul datelor sau organizația responsabilă;

• titlul proiectului sau al setului de date;

• serverul sau depozitul OpenBioMaps;

• versiunea, data publicării sau data interogării;

• data accesării;

• un identificator persistent, acolo unde este disponibil; și

• licența aplicabilă.

Atunci când un set de date sau o interogare salvată are un DOI sau alt identificator persistent, acesta trebuie preferat în locul unui URL care se poate modifica.

Atribuirea la nivel de înregistrare trebuie păstrată atunci când este impusă de licența sau acordul contribuitorului aplicabil. Utilizatorilor nu trebuie să li se solicite să publice inutil informații personale de contact.

Solicitări de date și exporturi

Unele proiecte le solicită utilizatorilor să ceară permisiunea înainte de a descărca date restricționate. Politica trebuie să descrie:

• cine poate depune o solicitare;

• ce informații trebuie să furnizeze solicitantul;

• ce criterii sunt utilizate pentru luarea deciziei;

• cine ia decizia;

• termenele de răspuns preconizate;

• utilizările permise și interzise;

• măsurile de securitate necesare;

• dacă este permisă partajarea ulterioară;

• cerințele privind expirarea și ștergerea;

• cerințele privind raportarea și citarea; și

• procesul de contestație, modificare sau reînnoire.

Deciziile trebuie să fie consecvente și înregistrate. Fișierele exportate trebuie să conțină numai înregistrările și câmpurile aprobate, iar linkurile lor de descărcare trebuie protejate și trebuie să expire după o perioadă adecvată.

Partajare și integrări externe

Datele pot părăsi interfața web OpenBioMaps prin descărcări, API-uri, conexiuni SQL directe, QGIS, R, clienți mobili, activități în fundal, servicii de interconectare sau publicarea în depozite externe.

Politica trebuie să identifice destinatarii și integrările obișnuite ale datelor, datele transmise acestora, scopul, controalele de acces aplicabile, frecvența actualizărilor, licențele și procesul de ștergere sau corectare.

Publicarea automatizată nu trebuie să expună câmpuri care ar fi ascunse aceluiași utilizator în interfața web. Acreditările utilizate de integrări trebuie să primească numai permisiunile necesare și trebuie schimbate sau revocate atunci când nu mai sunt necesare.

Păstrare, ștergere și arhivare

Politica trebuie să definească perioadele de păstrare sau criteriile de revizuire pentru toate categoriile majore de informații, inclusiv:

• înregistrările proiectului activ;

• trimiterile respinse și retrase;

• istoricul înregistrărilor;

• adnotările taxonomice și de validare;

• conturile și profilurile utilizatorilor;

• invitațiile și apartenența la grupuri;

• încărcările întrerupte și fișierele temporare;

• fișierele atașate și miniaturile generate;

• comentariile, evaluările și mesajele;

• solicitările și deciziile privind accesul la date;

• exporturile și linkurile de descărcare generate;

• jurnalele aplicației și serverului;

• jurnalele activităților în fundal;

• tokenurile API și sesiunile;

• copiile de siguranță; și

• versiunile arhivate ale proiectului.

Ștergerea din baza de date activă nu elimină neapărat informațiile din copiile de siguranță, exporturile externe, jurnale, memoria cache sau copiile obținute anterior de utilizatori. Politica trebuie să explice cu exactitate aceste limitări.

Atunci când reproductibilitatea științifică pe termen lung necesită păstrarea, ștergerea poate fi înlocuită cu restricționarea, pseudonimizarea, retragerea sau publicarea unei înregistrări de tip tombstone. Astfel de decizii trebuie să se bazeze pe o evaluare juridică și științifică documentată.

Copii de siguranță și restaurare

O politică privind datele trebuie să diferențieze copiile de siguranță de arhive.

O copie de siguranță este păstrată în principal pentru restaurarea unui sistem după pierderea accidentală, coruperea sau o defecțiune tehnică. O arhivă este păstrată pentru conservarea pe termen lung și interpretarea continuă a datelor. O copie de siguranță nu înlocuiește o arhivă documentată, iar executarea cu succes a unei activități de creare a copiilor de siguranță nu dovedește că restaurarea va funcționa.

Politica trebuie să precizeze:

• ce obiecte și fișiere ale bazei de date sunt incluse în copiile de siguranță;

• dacă sunt incluse fișierele atașate;

• frecvența copiilor de siguranță;

• perioada de păstrare;

• locația stocării și jurisdicția geografică;

• criptarea și controalele de acces;

• responsabilitatea pentru monitorizarea reușitei copiilor de siguranță;

• prioritățile restaurării și intervalele de timp preconizate;

• frecvența testării restaurării; și

• ce se întâmplă cu datele șterse sau restricționate din copiile de siguranță păstrate.

Exemplele disponibile de termeni precizează că tabelele SQL ale proiectelor de pe anumite servicii OpenBioMaps sunt incluse zilnic în copii de siguranță și păstrate timp de două săptămâni, în timp ce fișierele atașate sunt excluse. Acest lucru nu trebuie prezentat drept o garanție generală OpenBioMaps fără verificarea serverului în cauză.

Securitate și răspuns la incidente

Politica trebuie să rezume măsurile organizaționale și tehnice utilizate pentru protejarea datelor, fără a publica informații care ar putea slăbi securitatea.

Controalele relevante pot include:

• conexiuni de rețea criptate;

• autentificarea și gestionarea securizată a sesiunilor;

• accesul la grupuri și administrativ bazat pe privilegiul minim;

• acreditări protejate pentru baza de date și API;

• actualizări ale serverului și dependențelor;

• înregistrare în jurnale și monitorizare;

• protecția copiilor de siguranță;

• restricții privind activitățile în fundal executabile;

• controale privind tipurile de fișiere și fișierele atașate;

• revizuiri periodice ale accesului; și

• gestionarea vulnerabilităților și incidentelor.

O procedură documentată pentru incidente trebuie să definească modul în care sunt raportate și gestionate suspiciunile de acces neautorizat, publicarea accidentală, pierderea datelor, încărcările rău intenționate, acreditările compromise sau regulile de acces incorecte.

Modificări ale politicii

Politica trebuie să conțină un număr de versiune, data publicării, data intrării în vigoare, editorul responsabil și istoricul modificărilor. Modificările semnificative trebuie comunicate înainte de intrarea lor în vigoare, acolo unde este necesar.

Proiectul trebuie să definească:

• cine poate aproba o modificare a politicii;

• cum sunt notificați utilizatorii afectați;

• dacă este necesară o nouă acceptare;

• cum este înregistrată acceptarea;

• cum rămân accesibile versiunile anterioare; și

• ce se întâmplă dacă un contribuitor sau utilizator respinge noii termeni.

Modificările setărilor tehnice de acces, licențelor, perioadelor de păstrare, scopurilor sau organizațiilor responsabile trebuie să declanșeze o revizuire a politicii.

Structura recomandată a politicii proiectului

O politică specifică proiectului poate utiliza următoarea structură:

1. Informații despre document — titlu, versiune, proprietar, data aprobării, data intrării în vigoare și data revizuirii.

2. Identitatea și scopul proiectului — numele proiectului, serverul, domeniul de aplicare și utilizarea prevăzută.

3. Persoane de contact și responsabilități — operatorul serverului, operatorul proiectului, responsabilul cu administrarea datelor și persoanele de contact pentru solicitări.

4. Definiții — terminologie specifică proiectului.

5. Date colectate — înregistrări, metadate, fișiere atașate, proveniență și date cu caracter personal.

6. Reguli de trimitere — contribuitori autorizați, surse acceptate și responsabilitățile contribuitorilor.

7. Gestionarea calității — validare, corectare, istoric și precizări.

8. Clasificarea accesului — date publice, autentificate, restricționate la grup, sensibile și aflate sub embargo.

9. Drepturi și licențe — permisiunile contribuitorilor și reutilizarea de către destinatari.

10. Citare și atribuire — citări preferate și identificatori persistenți.

11. Solicitări și partajare externă — exporturi, integrări și fluxuri de aprobare.

12. Păstrare și arhivare — păstrarea activă, ștergerea, copiile de siguranță și închiderea proiectului.

13. Confidențialitate și securitate — trimiteri la nota de informare privind confidențialitatea și procesul pentru incidente.

14. Reclamații și solicitări — persoane de contact și procedura de răspuns.

15. Modificările politicii — aprobare, notificare, acceptare și istoricul versiunilor.

Lista de verificare a implementării

Înainte de publicarea unei politici privind datele proiectului, operatorul proiectului trebuie să verifice dacă:

• scopul și domeniul de aplicare al proiectului sunt corecte;

• organizațiile și persoanele de contact responsabile sunt actuale;

• rolurile tehnice corespund responsabilităților declarate;

• formularele de încărcare colectează numai datele prevăzute;

• metadatele și proveniența necesare sunt înregistrate;

• stările validării și declarațiile privind calitatea sunt inteligibile;

• accesul public, autentificat și de grup a fost testat;

• accesul prin hartă, interogare, API, export, fișiere atașate și SQL funcționează în mod consecvent;

• înregistrările și câmpurile sensibile beneficiază de protecția prevăzută;

• licențele și atribuirea sunt incluse în exporturi;

• prelucrarea datelor cu caracter personal corespunde notei de informare privind confidențialitatea;

• declarațiile privind păstrarea și ștergerea corespund comportamentului efectiv al sistemului;

• copiile de siguranță includ obiectele și fișierele bazei de date promise;

• a fost efectuat un test de restaurare;

• integrările externe sunt documentate;

• persoanele de contact pentru incidente și solicitări sunt monitorizate;

• versiunea în vigoare a politicii este disponibilă utilizatorilor; și

• a fost stabilită o dată pentru următoarea revizuire.

O politică trebuie testată în raport cu fluxurile reale, nu doar revizuită ca text. În special, administratorii trebuie să utilizeze conturi reprezentative pentru testarea operațiunilor de încărcare, interogare, hartă, descărcare, API, fișiere atașate, corectare și ștergere.

Întrebări deschise

Mai multe aspecte trebuie confirmate în aplicația și modelul de guvernanță OpenBioMaps înainte ca această pagină să poată fi considerată completă:

• relația exactă dintre operatorii serverelor și operatorii proiectelor;

• definițiile autoritare ale rolurilor proiectului și de gestionare a datelor;

• algoritmul complet de soluționare a accesului;

• stocarea și prezentarea licențelor și versiunilor politicii;

• domeniul de aplicare și păstrarea informațiilor de audit și istoric;

• tratarea datelor cu caracter personal incluse în înregistrările privind biodiversitatea;

• comportamentul exact al fiecărei interfețe la ștergere;

• acoperirea copiilor de siguranță și garanțiile privind restaurarea;

• propagarea corecțiilor și ștergerilor către sistemele externe; și

• ciclul de viață acceptat pentru închiderea sau transferarea unui proiect.